O grupo de saúde privado modernizou a gestão interna com uma solução digital, ganhando eficiência, visibilidade e controlo sobre as despesas empresariais.
O Grupo Lusíadas Saúde, um dos maiores operadores privados no setor da saúde em Portugal, deu um passo estratégico rumo à transformação digital ao adotar Tickelia, uma solução desenvolvida pela empresa Inology, para automatizar e centralizar a gestão de despesas.
Qual era o problema antes da digitalização?
Com mais de 300 colaboradores em mobilidade e unidades distribuídas entre Braga e o Algarve, o Grupo Lusíadas Saúde enfrentava um processo moroso e manual na gestão de despesas. Cada colaborador tinha de preencher uma folha de Excel, imprimir, anexar os comprovativos e enviá-los por correio interno para a sede, onde a chefia os aprovava e os encaminhava ao departamento de Recursos Humanos. Só aí eram lançados em sistema para o processamento salarial.
“Era um processo muito manual e demorado, com várias pessoas envolvidas. Só o envio de documentos podia demorar até duas semanas”, recorda Bernardo Costa, Diretor Financeiro do Grupo Lusíadas Saúde.
O que motivou a procura por uma solução tecnológica?
Depois de analisarem várias soluções no mercado, o Grupo Lusíadas Saúde encontrou na Tickelia a resposta certa para aquilo que precisavam: uma ferramenta completa, fácil de usar e capaz de agilizar de verdade a gestão de despesas.
“Precisávamos de evoluir. Procurávamos algo que nos desse mais controlo, que fosse mais robusto e eficiente do que o sistema que usávamos até então”, partilha Bernardo Costa, Diretor Financeiro do Grupo Lusíadas Saúde.
Com a Tickelia, o processo manual que envolvia folhas de Excel, impressão de comprovativos e envio por correio interno ficou para trás. Agora, tudo acontece em minutos: os colaboradores registam as suas despesas através da app, os gestores aprovam rapidamente e os dados seguem diretamente para o sistema da empresa.
Esta mudança não só aumentou a eficiência dos departamentos de RH e Finanças, como também trouxe mais liberdade aos colaboradores, que deixaram de perder tempo com tarefas burocráticas. A adesão à plataforma foi natural: a aplicação é intuitiva e o feedback tem sido muito positivo.
“Hoje basta tirar uma foto ao talão e em poucos cliques tudo está resolvido. O processo é rápido, o controlo é maior e ganhámos tempo para focar no que realmente importa.”
A Tickelia provou ser a solução ideal para acompanhar a dimensão e as necessidades específicas da Lusíadas. A digitalização veio para simplificar, e está a cumprir esse papel com nota máxima.
Quais foram os benefícios da digitalização com a Tickelia?
A implementação da Tickelia trouxe várias melhorias concretas para o Grupo Lusíadas Saúde:
- Automatização e eficiência nos processos. Tarefas que antes exigiam preenchimento de folhas de Excel, impressão de comprovativos e envio por correio interno foram substituídas por um processo totalmente digital. A submissão, aprovação e liquidação de despesas passou a ser feita em minutos, reduzindo significativamente o tempo de processamento e a carga administrativa dos departamentos de Recursos Humanos e Financeiro.
- Maior autonomia e agilidade para os colaboradores. “Hoje, basta tirar uma foto à fatura e carregá-la na aplicação. O processo é rápido, intuitivo e os erros de digitação desapareceram”, partilhou Bernardo Costa, Diretor Financeiro do grupo. Esta autonomia permite que cada colaborador trate das suas despesas de forma prática, sem depender de papelada, sem receio de perder documentos e sem precisar de estar fisicamente na sede ou no escritório.
- Controlo e visibilidade em tempo real. A integração da Tickelia com os sistemas internos permitiu uma análise muito mais ágil e detalhada das despesas da empresa. Os relatórios personalizados, os alertas automáticos e a leitura automática dos dados nas faturas, como valor, NIF ou data, ajudaram a ganhar tempo e a reforçar o controlo interno.
- Satisfação geral e aceitação fácil da ferramenta. “O feedback que recebemos é muito positivo. Os ícones da aplicação são grandes, tudo é intuitivo, e mesmo quem nunca usou aprende em cinco minutos. As equipas aderiram rapidamente porque perceberam logo a vantagem em deixar para trás os processos manuais”, afirmou Bernardo Costa.
- Graças à Tickelia, o Grupo Lusíadas Saúde conseguiu não apenas digitalizar o processo de gestão de despesas, mas também melhorar a produtividade das equipas, eliminar erros manuais e garantir maior fiabilidade e rapidez na aprovação e liquidação das despesas. Uma mudança simples, mas com impacto real em toda a organização.
Como foi a transição para a nova solução?
A resistência inicial foi superada com formações curtas e o uso diário provou ser simples e funcional. Hoje, mais de 300 colaboradores e 70 chefias utilizam a Tickelia, com uma perceção muito positiva.
Compromisso com a inovação e eficiência
A digitalização da gestão de despesas com a Tickelia representa mais do que uma mudança operacional para o Grupo Lusíadas Saúde, é uma aposta clara na inovação e na eficiência. Numa organização com centenas de profissionais em mobilidade, dispersos por todo o país, modernizar os processos internos tornou-se essencial para garantir agilidade e controlo.
Com esta transformação, a Lusíadas simplificou tarefas burocráticas, deu mais autonomia aos colaboradores e libertou tempo das equipas de RH e Finanças para se focarem em atividades de maior valor. A parceria com a Tickelia reforça o compromisso do grupo em adotar tecnologia útil, humana e preparada para o futuro.
Se quiser obter mais informações sobre a transformação da gestão de despesas da Lusíadas, clique aqui.